Qué contar al equipo, cuándo y cómo: la comunicación que un proyecto suele olvidar
En muchos proyectos, la comunicación se reduce a informar de lo que ya se ha decidido.
Se comparte el calendario, los hitos y la fecha de arranque.
Pero el equipo suele necesitar otra cosa: entender qué significa todo eso para su trabajo.
Qué compartir
Para qué se hace el cambio.
Qué va a cambiar en el día a día.
Qué se espera de cada persona.
Qué decisiones están tomadas y cuáles siguen abiertas.
Y a quién acudir cuando algo no está claro.
Compartir también lo que todavía no se sabe genera más confianza que esperar a tenerlo todo cerrado.
Cuándo compartirlo
No todo se puede contar al principio, ni tiene sentido hacerlo.
Antes de arrancar, el equipo necesita entender el porqué y cómo va a funcionar el proyecto.
Durante el análisis y las pruebas, qué se está decidiendo y cómo puede participar.
Antes de la puesta en marcha, qué cambia exactamente y qué apoyo va a tener.
Y después, que el proyecto no desaparece el día del arranque.
La información llega tarde cuando la persona se entera de un cambio que le afecta cuando ya no puede opinar sobre él.
Cómo hacerlo
Me gusta plantear varios canales, porque cada uno cumple una función distinta.
Una newsletter periódica del proyecto, para que todo el mundo tenga la misma información, en el mismo momento y con un lenguaje comprensible.
Evaluaciones de las formaciones, para saber si las personas se sienten preparadas y no solo si han asistido.
Canales de feedback anónimos, porque no todo el mundo se siente cómodo diciendo en una reunión que algo no le encaja.
Y espacios para hablar abiertamente de lo que preocupa.
No para convencer, sino para escuchar.
Escuchar también es comunicar
Una comunicación que solo va en una dirección informa, pero no ayuda a detectar lo que está pasando.
Las preguntas que se repiten, las dudas en las formaciones o los comentarios anónimos son señales.
Indican dónde falta claridad, tiempo o apoyo.
Preparar a una organización para un cambio también consiste en crear las condiciones para que las personas puedan decir lo que piensan.
Y en tener en cuenta lo que dicen.
Mapa por fases
Elige una fase del proyecto para ver qué contar, a quién, por qué canal y qué pregunta conviene hacer al equipo.
Antes de arrancar
- Qué contar
- Para qué se hace el cambio, cómo va a funcionar el proyecto y qué fases tendrá.
- A quién
- Todas las personas afectadas y sus responsables.
- Cómo
- Una sesión abierta de presentación y la primera newsletter del proyecto.
- Pregunta para el equipo
- ¿Qué os preocupa de este cambio?
Análisis y diseño
- Qué contar
- Qué se está decidiendo, qué sigue abierto y cómo se puede participar.
- A quién
- Las personas que conocen el trabajo real y los responsables de cada área.
- Cómo
- Reuniones de trabajo, la newsletter y un canal de feedback anónimo.
- Pregunta para el equipo
- ¿Qué deberíamos tener en cuenta y todavía no hemos preguntado?
Pruebas
- Qué contar
- Qué significa una prueba, qué incidencias son esperables y cómo se van a resolver.
- A quién
- Las personas que participan en las pruebas y sus responsables.
- Cómo
- Sesiones de seguimiento y espacios para hablar abiertamente de lo que preocupa.
- Pregunta para el equipo
- ¿Qué os hace dudar de que la solución encaje con vuestro trabajo?
Formación y puesta en marcha
- Qué contar
- Qué cambia exactamente, cuándo y qué apoyo va a haber.
- A quién
- Cada equipo según cómo le afecta el cambio.
- Cómo
- Formaciones con su evaluación, la newsletter y un punto de contacto claro.
- Pregunta para el equipo
- ¿Os sentís preparados para empezar? ¿Qué os falta?
Después del arranque
- Qué contar
- Que el proyecto sigue: qué se está ajustando y cómo se recogen las dudas.
- A quién
- Todas las personas que ya trabajan con la nueva solución.
- Cómo
- El canal de feedback anónimo, la newsletter y conversaciones de seguimiento.
- Pregunta para el equipo
- ¿Qué sigue sin funcionar como esperabais?
Del mapa a tu proyecto
Si quieres ordenar qué hacer en tu propio proyecto, el Plan 30/60/90 te ayuda a identificar posibles barreras y a priorizar las acciones de los primeros meses.